Privacyverklaring
In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Bots24/7 verwerkt, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
1. Wie zijn wij?
Bots24/7 is een handelsnaam van Klik&Shop (eenmanszaak), KvK 98148362, btw-id NL005310837B66, Paramaribohof 55, 2315 VW Leiden.
Vragen over privacy of een verzoek indienen? Gebruik het contactformulier (vermeld “privacy”) of stuur een brief naar het adres hierboven.
We zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we via deze website en voor onze eigen klantrelaties verwerken (onderdeel 2 t/m 4). Voor chatbots die we voor klanten beheren, zijn we verwerker (onderdeel 5).
2. Contactformulier en klantcontact
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), branche, gekozen pakket, je bericht, datum/tijd van verzending en het land waaruit je het formulier verstuurt | Je aanvraag beantwoorden, een kennismaking plannen en een voorstel doen | Toestemming en het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek (art. 6 lid 1 sub a en b AVG) | Maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt |
| Contact-, factuur- en betaalgegevens van klanten | Uitvoeren van de overeenkomst, facturatie en support | Uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub b en c AVG) | 7 jaar voor de fiscale administratie (wettelijke bewaarplicht); overige gegevens tot 2 jaar na einde overeenkomst |
Inzendingen van het contactformulier worden opgeslagen bij onze hostingprovider (zie onderdeel 6). Een verborgen veld helpt spam tegen te houden; we gebruiken daarvoor geen cookies of tracking.
3. De demo-chatbot op deze website
De demo-chatbot van de fictieve “Salon Voorbeeld” werkt volledig in je eigen browser. Wat je typt, inclusief eventuele namen, datums of contactgegevens bij een proefafspraak, wordt niet naar ons of naar derden verstuurd en nergens opgeslagen. Sluit of herlaad je de pagina, dan is het gesprek weg. Typ in de demo bij voorkeur geen echte persoonsgegevens.
4. Bezoek aan deze website, cookies en logbestanden
Deze website plaatst geen tracking- of analytische cookies en gebruikt geen advertentienetwerken of social-media-plugins. Lettertypes worden niet van externe servers geladen. Onze hostingprovider verwerkt technisch noodzakelijke gegevens, zoals je IP-adres en browsergegevens, om de site te leveren en te beveiligen (bijvoorbeeld tegen aanvallen). Dit is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website (art. 6 lid 1 sub f AVG). Deze gegevens worden kort bewaard volgens het beleid van de hostingprovider.
5. Chatbots die wij voor klanten beheren
Als je chat met een Bots24/7-chatbot op de website of via WhatsApp van een van onze klanten (bijvoorbeeld een salon, praktijk of installateur), dan is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke. Bots24/7 verwerkt de gegevens alleen in opdracht van dat bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst. Lees ook de privacyverklaring van het betreffende bedrijf.
Welke gegevens verwerkt een chatbot?
- De inhoud van je chatberichten.
- Gegevens die je zelf invult, zoals je naam, telefoonnummer, e-mailadres, gewenste datum en tijd, en je vraag of aanvraag.
- Technische gegevens, zoals tijdstip, gebruikte pagina en kanaal (website of WhatsApp), en bij WhatsApp je telefoonnummer en profielnaam.
Waarvoor?
Om je vragen te beantwoorden, je aanvraag of afspraakverzoek door te sturen naar het bedrijf, je door te verbinden met een medewerker en de chatbot te verbeteren in opdracht van het bedrijf (bijvoorbeeld door ontbrekende antwoorden aan te vullen).
Hoe werkt de AI?
Chatbots van klanten kunnen voor het begrijpen en formuleren van antwoorden gebruikmaken van een taalmodel van een externe aanbieder van AI-taalmodellen. Je bericht wordt daarvoor naar die aanbieder gestuurd, samen met de kennisbank van het bedrijf. We kiezen aanbieders en instellingen waarbij ingevoerde gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen, voor zover de aanbieder dat mogelijk maakt. De chatbot neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare impact over je (geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG); hij beantwoordt vragen en zet aanvragen door. Je ziet altijd dat je met een chatbot praat en kunt vragen om een medewerker.
Hoe lang?
Gesprekken worden standaard maximaal 90 dagen bewaard, tenzij met het bedrijf een andere termijn is afgesproken. Aanvragen die naar het bedrijf zijn doorgestuurd, vallen daarna onder de bewaartermijnen van dat bedrijf.
6. Met wie delen we gegevens? (subverwerkers)
We verkopen je gegevens nooit. We schakelen alleen dienstverleners in die nodig zijn om onze diensten te leveren, en sluiten met hen (verwerkers)overeenkomsten:
- Hosting- en netwerkprovider (voor deze website, formulierinzendingen en de chatbots).
- Aanbieder van AI-taalmodellen (alleen voor chatbots van klanten, zie onderdeel 5).
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), alleen bij chatbots met een WhatsApp-koppeling.
- E-mail- en notificatiedienst (om aanvragen en meldingen door te sturen naar het bedrijf).
- Boekhoud- en betaaldienstverleners (alleen voor de administratie van onze eigen klanten).
Een actueel overzicht van de concrete subverwerkers is op verzoek beschikbaar en staat in de verwerkersovereenkomst met onze klanten. Daarnaast verstrekken we gegevens als de wet ons daartoe verplicht.
7. Doorgifte buiten de EER
Sommige dienstverleners (bijvoorbeeld hosting- of AI-aanbieders) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, zoals in de Verenigde Staten. We doen dat alleen met passende waarborgen, zoals een certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met extra maatregelen waar nodig.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeperking tot wat nodig is, sterke wachtwoorden met tweestapsverificatie, en het zo min mogelijk en zo kort mogelijk bewaren van gegevens.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen de verwerking. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Dien je verzoek in via het contactformulier of per post. We reageren binnen één maand. Gaat het om een chatbot van een van onze klanten, dan sturen we je verzoek door naar dat bedrijf of helpen we het bedrijf je verzoek af te handelen.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.